Компания уже внедрила Битрикс24. Но из-за некачественного исполнения система была неудобна для работы: менеджеры не понимали, как ей пользоваться, руководство не получало необходимой аналитической информации.

Клиент самостоятельно озвучил следующие проблемы:
1. Коммуникация между сотрудниками не имеет системы.
Информация и поручения передавались в нескольких мессенджерах или на словах, из-за чего приходилось тратить время на поиски информации, а поставленные задачи могли забыть и не сделать в срок.

2. Отсутствует система отслеживания занятости студии.
Требовалось создание прозрачной системы, где можно было в любой момент увидеть, когда студия свободна для планирования съемки.

3. Отсутствует система контроля сотрудников и отделов.

4. Информация от менеджеров по сделкам поступает слишком долго.

5. Отсутствует возможность прогнозировать продажи.

Наш аналитик выявил дополнительные проблемы:
1. Отсутствует система работы с имеющейся базой.

2. Сотрудники тратят ⅓ рабочего времени на формирование договоров и счетов.

3. Отсутствует регламент продаж: каждый менеджер продавал так, как ему удобно — из-за этого невозможно определить «узкие места» в воронке продаж.

Наш бизнес-аналитик провел интервью с клиентом, чтобы выяснить, как происходит процесс:
- обработки клиентов;
- передачи клиентов в отдел производства;
- производства;
- коммуникации между сотрудниками и отделами.

В итоге мы сформировали принципы внедрения системы.
Необходимо:
1. Ставить во главу процесса специфику работы компании.
2. Ориентироваться на автоматизацию и исключение лишних действий.

Дано:
Менеджеры заняты рутинной работой по составлению документации — снижается эффективность работы.
Система работы выстроена хаотично: менеджеры не имеют четких задач по раб и забывают про них.

Решение:

Для выполнения задач компании требовалась облачная лицензия CRM+.


Наши специалисты провели техническую настройку Битрикс24:

- карточки сделки;

- карточки компании;

- карточки контакта;

- облачной АТС;

- стадии сделок;

- шаблонов документов;

- фильтров в CRM;

- прав пользователей;

- роботов;

- подготовки и импорт данных в Битрикс24;

- подключения почтовых ящиков.


Результат:

- Все звонки и заявки попадают в CRM-систему.

- Сотрудники имеют доступ только к той информации, которая нужна для работы.

- Менеджеры не тратят время на составление договоров и счетов — необходимая информация собирается в шаблон из информации по сделке и отправляется клиенту в автоматическом режиме.

У компании около 30% клиентов — это представители бизнеса, которые заказывали размещение рекламы в определенный сезон.

Решение:
Мы проанализировали каждого такого клиента, выяснили сроки, когда они интересовались размещением рекламы. Завели карточку на каждого клиента, в которой создавали новую сделку, ставили задачу ответственному менеджеру созвониться с клиентом за месяц до назначенного срока.

Результат:
+17% в оборот компании в месяц от действующей клиентской базы.

Так как в компании есть 2 студии для разных задач, и регулярно происходят съемки и записи рекламных роликов или прямые эфиры, нужно было создать интерфейс для того, чтобы сотрудники и менеджеры проектов видели, когда студия свободна и могли планировать работу над проектами.

Мы предложили несколько вариантов реализации, и заказчик утвердил тот, где использовался встроенный модуль «Календарь» в Битрикс24. Адаптировали его под данную задачу: создали студии, синхронизировали его с проектными группами, чтобы, когда проектный менеджер бронировал студию техническим специалистам (оператору, звукорежиссеру и пр.), автоматически ставилась задача, и они были готовы к работе, а все остальные сотрудники видели промежутки времени, когда студия занята, а когда свободна.

Мы провели 2 урока по работе в системе для линейного персонала и для руководителей компании. Добавили записи в облачное хранилище для будущих поколений.
Все сотрудники с удовольствием приняли изменения в компании и с энтузиазмом приступили к работе в новой системе.

А руководители смогли самостоятельно администрировать систему, не обращаясь к техническим специалистам, и формировать необходимые отчеты.