TVI – медиахолдинг, который занимается телерадиовещанием, производством аудио- и видеорекламы, а также её размещением на своих и партнерских площадках.
Переписка по проектам ведется в мессенджерах — важная информация теряется.
Отсутствует регламент работы менеджеров: сотрудники забывают про клиентов и не имеют общего плана деятельности.
Отсутствует система бронирования студии.
Создано рабочее пространство над проектами: задачи и исполнители закреплены в системе.
CRM-система сама направляет менеджеров по продажам и напоминает им о клиентах.
Установлен общий регламент работы менеджеров: появилась возможность анализировать "узкие места" в воронке продаж.
Создан интерфейс онлайн-бронирования студии.
1 этап: Анализ
Запрос клиента
Компания уже внедрила Битрикс24. Но из-за некачественного исполнения система была неудобна для работы: менеджеры не понимали, как ей пользоваться, руководство не получало необходимой аналитической информации.
Клиент самостоятельно озвучил следующие проблемы: 1. Коммуникация между сотрудниками не имеет системы. Информация и поручения передавались в нескольких мессенджерах или на словах, из-за чего приходилось тратить время на поиски информации, а поставленные задачи могли забыть и не сделать в срок.
2. Отсутствует система отслеживания занятости студии. Требовалось создание прозрачной системы, где можно было в любой момент увидеть, когда студия свободна для планирования съемки.
3. Отсутствует система контроля сотрудников и отделов.
4. Информация от менеджеров по сделкам поступает слишком долго.
5. Отсутствует возможность прогнозировать продажи.
Наш аналитик выявил дополнительные проблемы: 1. Отсутствует система работы с имеющейся базой.
2. Сотрудники тратят ⅓ рабочего времени на формирование договоров и счетов.
3. Отсутствует регламент продаж: каждый менеджер продавал так, как ему удобно — из-за этого невозможно определить «узкие места» в воронке продаж.
Задачи, которые стояли перед нашей командой:
Внедрить Битрикс24, чтобы менеджеры не тратили время на рутинные задачи, а руководство получало необходимую аналитическую информацию в любое время.
Создать внутри Битрикс24 систему онлайн-брони студии: чтобы сотрудники могли увидеть, когда студия свободна, и зарезервировать ее для реализации проектов.
Создать систему повторных продаж для сезонных клиентов.
Реализация проекта
Подготовка: аудит бизнес-процессов
Наш бизнес-аналитик провел интервью с клиентом, чтобы выяснить, как происходит процесс: - обработки клиентов; - передачи клиентов в отдел производства; - производства; - коммуникации между сотрудниками и отделами.
В итоге мы сформировали принципы внедрения системы. Необходимо: 1. Ставить во главу процесса специфику работы компании. 2. Ориентироваться на автоматизацию и исключение лишних действий.
1 задача. Внедрить систему Битрикс24
Дано: Менеджеры заняты рутинной работой по составлению документации — снижается эффективность работы. Система работы выстроена хаотично: менеджеры не имеют четких задач по раб и забывают про них.
Решение:
Для выполнения задач компании требовалась облачная лицензия CRM+.
Наши специалисты провели техническую настройку Битрикс24:
- карточки сделки;
- карточки компании;
- карточки контакта;
- облачной АТС;
- стадии сделок;
- шаблонов документов;
- фильтров в CRM;
- прав пользователей;
- роботов;
- подготовки и импорт данных в Битрикс24;
- подключения почтовых ящиков.
Результат:
- Все звонки и заявки попадают в CRM-систему.
- Сотрудники имеют доступ только к той информации, которая нужна для работы.
- Менеджеры не тратят время на составление договоров и счетов — необходимая информация собирается в шаблон из информации по сделке и отправляется клиенту в автоматическом режиме.
Этап №3. Создание системы повторных продаж
У компании около 30% клиентов — это представители бизнеса, которые заказывали размещение рекламы в определенный сезон.
Решение: Мы проанализировали каждого такого клиента, выяснили сроки, когда они интересовались размещением рекламы. Завели карточку на каждого клиента, в которой создавали новую сделку, ставили задачу ответственному менеджеру созвониться с клиентом за месяц до назначенного срока.
Результат: +17% в оборот компании в месяц от действующей клиентской базы.
Этап №4. Создание системы брони студии
Так как в компании есть 2 студии для разных задач, и регулярно происходят съемки и записи рекламных роликов или прямые эфиры, нужно было создать интерфейс для того, чтобы сотрудники и менеджеры проектов видели, когда студия свободна и могли планировать работу над проектами.
Мы предложили несколько вариантов реализации, и заказчик утвердил тот, где использовался встроенный модуль «Календарь» в Битрикс24. Адаптировали его под данную задачу: создали студии, синхронизировали его с проектными группами, чтобы, когда проектный менеджер бронировал студию техническим специалистам (оператору, звукорежиссеру и пр.), автоматически ставилась задача, и они были готовы к работе, а все остальные сотрудники видели промежутки времени, когда студия занята, а когда свободна.
Этап №6. Обучение сотрудников
Мы провели 2 урока по работе в системе для линейного персонала и для руководителей компании. Добавили записи в облачное хранилище для будущих поколений. Все сотрудники с удовольствием приняли изменения в компании и с энтузиазмом приступили к работе в новой системе.
А руководители смогли самостоятельно администрировать систему, не обращаясь к техническим специалистам, и формировать необходимые отчеты.
Хотите вндерить Битрикс24?
Оставьте заявку, бизнес-аналитик соберет задачи и подготовит предложение под вашу компанию